Eine Zeiterfassung kann im Einzelhandel aus verschiedenen Gründen sinnvoll sein:
- Kostenkontrolle: Durch die Zeiterfassung können die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden von Mitarbeitern erfasst werden. Das hilft dem Unternehmen, die Personalkosten genau zu verfolgen und zu kontrollieren.
- Planung: Die Zeiterfassung ermöglicht es dem Unternehmen, Schichten und Urlaube von Mitarbeitern genau zu planen und sicherzustellen, dass immer genügend Personal vorhanden ist, um den Betrieb aufrechtzuerhalten.
- Transparenz: Die Zeiterfassung schafft Transparenz darüber, wie viel Zeit Mitarbeiter tatsächlich im Betrieb verbringen und für welche Aufgaben sie genutzt wird. Das kann dazu beitragen, Unklarheiten oder Missverständnisse über die Arbeitszeiten zu vermeiden.
- Motivation: Mitarbeiter können durch die Zeiterfassung besser nachvollziehen, wie sie ihre Zeit nutzen und wo Verbesserungspotential besteht. Das kann dazu beitragen, die Motivation und Leistung der Mitarbeiter zu steigern.
- Fairness: Die Zeiterfassung kann dazu beitragen, dass die Arbeitszeiten von Mitarbeitern fair verteilt werden und keine Überlastung entsteht. Das kann auch dazu beitragen, das Betriebsklima zu verbessern.
Pflicht zur Zeiterfassung für alle Mitarbeiter
Die EU hat zuletzt im Jahr 2019 gerichtlich festgelegt, dass Arbeitgeber in der EU verpflichtet sind, die tatsächliche tägliche Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Die Erfassung der Arbeitszeit muss in einer Form erfolgen, die es dem Arbeitgeber ermöglicht, die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Bestimmungen in Bezug auf die Höchstarbeitszeit und den Mindestruhezeiten nachzuweisen. Die Erfassung der Arbeitszeit kann durch elektronische Mittel, wie beispielsweise Zeiterfassungssysteme, erfolgen, muss aber auch in Papierform möglich sein. Die Arbeitgeber sind verpflichtet, die erfassten Arbeitszeitdaten für mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Die genauen Anforderungen an die Zeiterfassung hängen jedoch von den nationalen arbeitsrechtlichen Bestimmungen des jeweiligen EU-Mitgliedstaats ab und können sich von Land zu Land unterscheiden.
Moderne Software statt chaotische Zettel
Der Einsatz von cloudbasierter Software zur Zeiterfassung hat gegenüber herkömmlichen Methoden wie Excellisten, Stempelkarten oder Papierzettel einige Vorteile:
- Zentrale Datenhaltung: Mit cloudbasierter Software werden die Zeiterfassungsdaten zentral in der Cloud gespeichert und sind von überall aus zugänglich. Das ermöglicht es, dass Mitarbeiter von verschiedenen Standorten aus auf die Daten zugreifen und diese bearbeiten können.
- Automatisierung: Cloudbasierte Zeiterfassungssoftware kann viele Prozesse automatisieren, wie beispielsweise die Berechnung von Überstunden oder die Erstellung von Lohnabrechnungen. Das spart Zeit und verringert die Fehleranfälligkeit.
- Flexibilität: Cloudbasierte Software ist in der Regel jederzeit und von überall aus verfügbar, solange eine Internetverbindung besteht. Das ermöglicht es, dass Mitarbeiter von unterschiedlichen Geräten aus auf die Zeiterfassung zugreifen und diese bearbeiten können.
- Sicherheit: Cloudbasierte Software wird von spezialisierten Anbietern betrieben und verfügt in der Regel über umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen, um die Daten vor Verlust oder Missbrauch zu schützen.
- Skalierbarkeit: Cloudbasierte Software ist in der Regel skalierbar und kann problemlos an die wachsenden Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Das ermöglicht es, dass das System auch bei wachsendem Mitarbeiterbestand eingesetzt werden kann.
Einführung in Einzelhandel
Ein externer Dienstleister kann dem Einzelhandel bei der Einführung von cloudbasierter Software zur Zeiterfassung auf verschiedene Weise unterstützen:
- Beratung: Der Dienstleister kann das Unternehmen bei der Auswahl und Einführung der geeigneten Software beraten und dabei die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse des Unternehmens berücksichtigen.
- Implementation: Der Dienstleister kann die Software implementieren und die notwendigen Anpassungen vornehmen, um das System an die Prozesse und Strukturen des Unternehmens anzupassen.
- Schulung: Der Dienstleister kann das Unternehmen und seine Mitarbeiter in die Nutzung der Software einweisen und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter die Funktionen und Möglichkeiten der Software vollständig verstehen und nutzen können.
- Support: Der Dienstleister kann dem Unternehmen auch nach der Einführung der Software bei Fragen oder Problemen zur Seite stehen und einen umfassenden Support anbieten.
- Integration: Der Dienstleister kann die Software auch mit anderen Systemen und Anwendungen des Unternehmens integrieren, um eine nahtlose Zusammenarbeit und Datenübertragung zu gewährleisten.